Os alertas de viagens podem ser emitidos em duas instâncias diferentes, que iremos apresentar abaixo. É preciso ter um perfil administrador para configurar estes disparos.
Alertas de uso de colaboradores de um centro de custo
Os gestores de centros de custos podem receber cópias dos recibos das viagens feitas pelos colaboradores que utilizaram seu código de centro de custo para deslocamentos.
Os envios são feitos assim que a viagem é finalizada e a modalidade confirma seu valor.
Para esta configuração ocorrer de forma sistêmica, é preciso atualizar o cadastro do usuário que coordena os gastos de um determinado centro de custo para o perfil "Gestor".
Somente usuários de perfil "Gestor" recebem alertas (cópias de recibos) de centros de custos utilizados em viagens.
Para atualizar o cadastro de um colaborador de perfil "Simples" para "Gestor", acesse o perfil do usuário e altere seu perfil, em sua ficha de cadastro:
Assim que esta alteração for realizada, para o perfil do tipo "Gestor", uma nova sessão de campos ficará visível na tela do cadastro do funcionário. A aba "Centros de custos geridos" deverá ser preenchida com os códigos de centros de custos cujos recibos deverão ser enviados para este gestor.
Não há limite para a adição de centros de custos geridos para um determinado usuário.
É importante ressaltar que os centros de custos disponíveis para solicitações de viagens deste gestor permanecem inalterados (na aba "Centros de custo"). Os centros de custo geridos servirão apenas para habilitar as cópias dos recibos.
Esta configuração também habilita, de forma automática, um envio mensal de um relatório de uso de transporte dos centros de custos geridos a este funcionário de perfil gerencial.
Alertas de uso de colaboradores de gestão direta
Além da gestão de centros de custos, é possível adicionar gestores imediatos a cada usuário. Para cadastrá-los, basta inserir o nome deste usuário (gestor) dentro do cadastro do usuário gerenciado.
O campo é o "Gestor":
Apenas usuários de perfil "Gestor" podem ser adicionados neste campo e, assim como os gestores de centros de custos, os gestores imediatos receberão cópias dos recibos de viagens de seus colaboradores assim que a viagem for finalizada, com confirmação do valor pela modalidade.
Atenção! É possível ter um colaborador com um gestor imediato, e um centro de custo com um gestor de centro de custo. Na ocorrência deste colaborador realizar uma viagem neste centro de custo, tanto o gestor de centro de custo quanto o gestor imediato receberão uma cópia do recibo do deslocamento.